Ratgeber · Vermieten & Verwalten
Nebenkostenabrechnung als Vermieter: Was ist umlagefähig?
Transparenz: Der Betreiber dieser Seite, die DienerHaus GmbH, ist selbst als Bauträger und Verwalter tätig. Wir bewerben hier keine eigenen Bau- oder Verwaltungsleistungen.
Kurzantwort
Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten aus dem Katalog der Betriebskostenverordnung – und nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Verwaltung, Reparaturen, Bankgebühren und die Erhaltungsrücklage tragen Sie selbst. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, sonst verfallen Nachforderungen – es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Das Wichtigste in Kürze
- Umlagefähig sind die 17 Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Hausmeister und Gebäudeversicherung.
- Nicht umlagefähig sind Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen, Bankgebühren und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
- Ohne andere Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt, bei vermieteten Eigentumswohnungen nach dem Schlüssel der WEG; Heizung und Warmwasser zu 50 bis 70 % nach Verbrauch.
- Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums – bei Abrechnung nach Kalenderjahr 2025 also bis 31.12.2026.
- Kabel-TV ist seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig; die CO₂-Kosten werden zwischen Mieter und Vermieter geteilt.
Was umlagefähig ist
Umlegen dürfen Sie nur, was im Mietvertrag vereinbart ist – als Vorauszahlung mit Abrechnung oder als Pauschale. Umlagefähig sind die Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung:
| Nr. | Kostenart | Nr. | Kostenart |
|---|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | 10 | Gartenpflege |
| 2 | Wasserversorgung | 11 | Beleuchtung (Außen- und Gemeinschaftsflächen) |
| 3 | Entwässerung | 12 | Schornsteinreinigung |
| 4 | Heizung | 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung |
| 5 | Warmwasser | 14 | Hauswart |
| 6 | verbundene Heiz- und Warmwasseranlagen | 15 | Antenne, Breitband, Glasfaser (eingeschränkt, siehe unten) |
| 7 | Aufzug | 16 | Wäschepflege-Einrichtungen |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | 17 | sonstige Betriebskosten – nur wenn im Vertrag konkret benannt |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung |
Was Sie selbst tragen
- Verwaltung: Verwalterhonorar, Buchhaltung, Ihre eigene Verwaltungsarbeit.
- Instandhaltung und Reparaturen: alles, was Abnutzung, Alterung oder Schäden behebt.
- Bank- und Kontoführungsgebühren.
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft.
- Miete für Rauchwarnmelder: Nach dem Bundesgerichtshof ist sie nicht umlagefähig. Ob die Wartung umlagefähig ist, ist nicht einheitlich geklärt.
- Kabel-TV-Gebühren: seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig. Umlegbar bleiben unter Bedingungen der Betriebsstrom und bei neuen Glasfasernetzen ein begrenztes Bereitstellungsentgelt.
Wie verteilt wird
- Ohne Vereinbarung: nach dem Anteil der Wohnfläche. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne andere Vereinbarung der Verteilerschlüssel der Eigentümergemeinschaft, solange er nicht unbillig ist.
- Kosten mit Zähler: Wird der Verbrauch erfasst (z. B. Wasser mit Wohnungszählern), ist ohne andere Vereinbarung nach Verbrauch zu verteilen. Bei Heizung und Warmwasser ist das immer Pflicht.
- Heizung und Warmwasser: 50 bis 70 % nach gemessenem Verbrauch, der Rest nach Fläche. 70 % sind Pflicht, wenn das Gebäude die Wärmeschutzverordnung 1994 nicht erfüllt, mit Öl oder Gas beheizt wird und die freiliegenden Heizleitungen überwiegend gedämmt sind. Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen. Unabhängig davon darf er um 3 % kürzen, wenn vorgeschriebene fernablesbare Zähler fehlen oder die vorgeschriebenen Verbrauchsinformationen nicht mitgeteilt werden. Seit Dezember 2021 eingebaute Geräte müssen fernablesbar sein; ältere Geräte müssen bis 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden.
- CO₂-Kosten: Für Abrechnungszeiträume ab 2023 werden die CO₂-Kosten der Heizung nach einem Stufenmodell geteilt: Je mehr CO₂ das Gebäude pro m² ausstößt, desto mehr trägt der Vermieter – von 0 % (unter 12 kg CO₂ pro m² und Jahr) bis 95 % (ab 52 kg). Fehlt die Aufteilung in der Abrechnung, darf der Mieter den Heizkostenanteil um 3 % kürzen. Für Gas- und Ölheizungen, die nach dem 29.07.2026 neu eingebaut werden, gilt ab 2028 eine hälftige Teilung – siehe CO₂-Kosten.
Fristen
- Abrechnung: Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.
- Einwände des Mieters: bis zum Ende des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung.
- Belegeinsicht: Der Mieter darf die Belege einsehen; eine elektronische Bereitstellung ist zulässig.
Außerdem gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Unnötig teure Verträge, etwa ein überteuerter Hausmeisterdienst, muss der Mieter nicht voll bezahlen.
Praxisbeispiel: aus der WEG-Abrechnung zur Mieterabrechnung
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, darf die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft (Hausgeldabrechnung) nicht einfach weiterreichen. Ein Beispiel mit erfundenen Beispielbeträgen für ein Jahr:
| Posten aus der WEG-Abrechnung | Betrag | umlagefähig? |
|---|---|---|
| Heizung und Warmwasser (nach Verbrauch, abzüglich eines etwaigen CO₂-Anteils des Vermieters) | 1.200 € | ja |
| Wasser und Abwasser | 600 € | ja |
| Müllbeseitigung | 300 € | ja |
| Gebäudeversicherung | 350 € | ja |
| Hausmeister (ohne Anteile für Reparaturen und Verwaltung) | 400 € | ja |
| Allgemeinstrom | 100 € | ja |
| Verwalterhonorar | 450 € | nein |
| Zuführung Erhaltungsrücklage | 600 € | nein |
| Reparatur Haustür | 150 € | nein |
| Bankgebühren | 50 € | nein |
| Summe | 4.200 € | 2.950 € umlagefähig |
Dazu kommt die Grundsteuer, die bei Eigentumswohnungen meist direkt vom Eigentümer bezahlt wird – sie ist umlagefähig, wenn vereinbart. Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, dürfen Sie die Verteilerschlüssel der WEG übernehmen. Haben Sie andere Schlüssel vereinbart, müssen Sie umrechnen.
Zum Vergleich: Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds (veröffentlicht am 18.12.2025) nennt für das Abrechnungsjahr 2024 durchschnittlich 2,67 € pro m² und Monat. Datengrundlage sind Abrechnungen, die dem Verband vorliegen; es ist keine amtliche Statistik.
Häufige Fehler
- Keine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag, oder „sonstige Betriebskosten“ ohne konkrete Benennung.
- Die Frist verpassen. Nach zwölf Monaten ist die Nachforderung in aller Regel verloren.
- Verwaltung, Reparaturen, Bankgebühren oder die Rücklage umlegen.
- Die WEG-Abrechnung eins zu eins weitergeben.
- Heizkosten nicht nach Verbrauch abrechnen – das kostet 15 % Kürzung.
- CO₂-Aufteilung vergessen.
- Kabel-TV weiter umlegen, obwohl das seit Juli 2024 nicht mehr geht.